Assemblée générale de copropriété : le guide complet

Tu es syndic bénévole et tu dois organiser la prochaine réunion annuelle de tes copropriétaires ? Voici le mode d'emploi juridique et pratique pour sécuriser chaque étape de ton assemblée générale de copropriété, de la convocation stricte jusqu'à l'envoi du procès-verbal final sans risquer l'annulation.

1. La préparation et la convocation de l'assemblée générale

L'assemblée générale de copropriété est le cœur décisionnel de ton immeuble. La loi impose la tenue d'au moins une assemblée générale par an ^[1]. En tant que syndic, c'est à toi de la convoquer.

L'anticipation et la collecte des questions

La préparation commence bien avant l'envoi des convocations. Tu dois obligatoirement informer les copropriétaires, par voie d'affichage dans les parties communes, de la date prévue de la prochaine assemblée ^[2]. Cet affichage s'effectue dans un délai "raisonnable" pour leur laisser le temps d'exiger l'inscription de questions à l'ordre du jour.

Tout copropriétaire (ou le conseil syndical) peut demander l'ajout d'une résolution. Cette demande doit t'être notifiée formellement. Si la demande implique des travaux ou des contrats, le copropriétaire doit joindre les devis et projets de résolution associés.

Le délai strict de 21 jours

La règle est absolue : la convocation doit être notifiée aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de la réunion ^[2]. Attention, le règlement de copropriété de ton immeuble peut imposer un délai encore plus long. Tu dois vérifier ce document en amont.

Le non-respect de ce délai ouvre la porte à l'annulation pure et simple de l'assemblée générale par n'importe quel copropriétaire opposant ou absent. Ce délai court à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée (ou de l'envoi de la lettre recommandée électronique). Ne joue pas avec le feu, expédie tes convocations idéalement 30 jours avant la date de tenue.

Le contenu de la convocation d'AG de copropriété

Une convocation valide contient plusieurs éléments obligatoires :

• Le lieu, la date et l'heure de la réunion. L'assemblée doit se tenir dans la commune où se situe l'immeuble, sauf clause contraire de ton règlement de copropriété ^[2].
• Le lieu et les heures de consultation des pièces justificatives des charges (avant l'AG).
• L'ordre du jour précis.
• Les projets de résolution détaillés.
• Les documents annexes (devis concurrents, contrats de syndic, annexes comptables de fin d'exercice).
• Le formulaire obligatoire de vote par correspondance ^[2].

Une question ne figure pas à l'ordre du jour ? Elle ne peut pas être votée. La fameuse rubrique "Questions diverses" en fin d'AG ne sert qu'à discuter de sujets mineurs, elle ne permet en aucun cas de prendre une décision engageant les finances de l'immeuble ou modifiant les droits des copropriétaires.

Si plusieurs copropriétaires exigent de convoquer une assemblée extraordinaire à leurs frais, ils doivent s'entendre sur la répartition financière de la tenue de cette AG. À défaut, les frais sont répartis à parts égales entre ces demandeurs ^[2].

2. Les différents modes de participation : présentiel, visio et vote par correspondance

L'époque où tous les copropriétaires devaient s'entasser dans le hall de l'immeuble est révolue. La législation s'est assouplie pour lutter contre l'absentéisme chronique. En tant que syndic, tu dois maîtriser la gestion multicanale des votes. Si tu utilises un outil spécialisé, le module assemblées générales gère généralement la consolidation de ces différents modes.

La visioconférence et l'audioconférence

Depuis la Loi ELAN, les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification ^[4].

Attention, cette option n'est pas automatique. Pour la mettre en place, une précédente assemblée générale doit avoir voté l'utilisation de la visioconférence et acté les garanties techniques permettant d'assurer l'identification des participants et la retransmission continue des débats. Si un incident technique empêche un copropriétaire de voter à distance le jour J, tu devras obligatoirement le mentionner dans le procès-verbal ^[9].

Le vote par correspondance en copropriété

Le vote par correspondance (VPC) est un droit incontournable. Tu as l'obligation de joindre un formulaire de vote par correspondance à chaque convocation. Ce document doit respecter un modèle précis fixé par arrêté ministériel ^[5]. Tu peux l'adapter, mais aucune mention légale ne doit être supprimée.

Le copropriétaire remplit ses intentions de vote et doit te faire parvenir le formulaire au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion ^[3]. S'il l'envoie par e-mail à l'adresse officielle du syndicat, le formulaire est présumé réceptionné à la date d'envoi.

Règles strictes de dépouillement du formulaire :

• Un formulaire sans sens précis de vote = vote "Contre" ^[4].
• Une abstention cochée sur le formulaire = vote "Contre" ^[4].
• Si la résolution est amendée (modifiée) en cours d'assemblée générale : un votant par correspondance qui avait voté "Pour" est désormais assimilé à un copropriétaire "défaillant" (absent non représenté) pour cette seule résolution ^[6].

Les procurations (mandats)

Un copropriétaire absent peut confier son droit de vote à la personne de son choix (un autre copropriétaire ou un tiers extérieur). Le mandataire ne peut cependant pas cumuler plus de trois délégations si le total des voix dont il dispose dépasse 10 % des voix du syndicat.

Il existe une interdiction stricte : le syndic, ses employés (concierge, personnel d'entretien), ses ascendants, descendants ou son conjoint ne peuvent en aucun cas recevoir de pouvoir pour voter en assemblée. Pour aller plus loin sur la gestion des délégations, consulte notre guide procuration en AG.

Dans le cas particulier d'un syndicat secondaire, le président de ce conseil syndical secondaire peut parfois recevoir un mandat global d'un an pour représenter l'ensemble de ses membres lors de l'AG du syndicat principal, particulièrement pour les décisions courantes de l'article 24 ^[10].

3. Comprendre et appliquer les majorités (Articles 24, 25 et 26)

C'est l'un des aspects les plus techniques de ton rôle de syndic. Les lois fixent des règles de majorité différentes selon la gravité de la décision à prendre. Le calcul repose sur les tantièmes (ou millièmes) détenus par chaque copropriétaire.

Voici les principales règles applicables sans tomber dans les erreurs à éviter en tant que syndic bénévole.

L'Article 24 : La majorité simple

Les décisions de l'article 24 sont prises à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance ^[7].

Le piège à éviter : Les abstentions, les votes blancs ou nuls, et les copropriétaires absents ne sont pas pris en compte dans le calcul. On compare uniquement le poids des "Pour" et le poids des "Contre". S'il y a plus de "Pour", la résolution passe.

L'article 24 concerne la gestion courante : approbation des comptes, budget prévisionnel, travaux nécessaires à la conservation de l'immeuble, mise aux normes salubres, travaux d'accessibilité simples, ou la suppression des vide-ordures pour hygiène ^[7].

L'Article 25 : La majorité absolue

L'article 25 exige la majorité des voix de tous les copropriétaires de l'immeuble (le syndicat tout entier), qu'ils soient présents, absents ou représentés. C'est un seuil beaucoup plus dur à atteindre, surtout dans les immeubles touchés par l'absentéisme.

Il s'applique pour des actes plus lourds : désignation ou révocation du syndic, élection des membres du conseil syndical, autorisation donnée à un copropriétaire d'effectuer des travaux affectant les parties communes, travaux d'amélioration, modification de la répartition des charges dans certains cas spécifiques.

Le garde-fou de la passerelle (Article 25-1) : Pour éviter la paralysie de l'immeuble à cause des absents, la loi a prévu une deuxième chance. Si une résolution de l'article 25 n'obtient pas la majorité absolue requise, mais recueille tout de même au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, on passe immédiatement à un second vote lors de la même assemblée. Ce second vote se fait aux conditions allégées de l'article 24 (majorité simple des présents/représentés/votants par correspondance). Attention : le formulaire de vote par correspondance doit bien comporter deux colonnes distinctes pour recueillir l'intention sur les deux lectures.

L'Article 26 : La double majorité qualifiée

Les décisions lourdes touchant à la structure même de la copropriété relèvent de l'article 26. Elles sont prises à la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix de l'ensemble des copropriétaires ^[8].

Il faut donc réunir deux conditions simultanées :

1. Plus de la moitié des copropriétaires (en nombre physique).
2. Représentant au moins 66,66 % des tantièmes totaux de l'immeuble.

Ces décisions concernent : les actes d'acquisition ou de disposition immobilière (vendre une ancienne loge, acheter un bout de terrain), la modification du règlement de copropriété concernant la jouissance et l'administration des parties communes, ou encore la suppression du poste de gardien/concierge ^[8].

Certaines modifications affectant la destination de l'immeuble nécessitent l'unanimité totale des copropriétaires.

Tableau récapitulatif des majorités

4. Le déroulement de l'assemblée générale copropriété

Le jour J est arrivé. La conduite de la séance répond à un formalisme dont l'irrespect entraîne la nullité de l'assemblée.

Ouverture de la séance et feuille de présence

À leur arrivée, chaque copropriétaire ou son mandataire doit émarger la feuille de présence. Cette feuille certifie le nombre de votants et le poids en tantièmes. Pour les votes par correspondance, tu devras reporter leur présence juridique sur cette même feuille. Elle constituera une annexe obligatoire du procès-verbal ^[9].

L'élection du bureau

L'assemblée ne peut valablement délibérer que si un bureau est élu. Il se compose :

1. D'un président de séance : Élu parmi les copropriétaires présents (à la majorité de l'article 24). Le syndic ne peut jamais présider l'assemblée.
2. D'un secrétaire : Ce rôle est traditionnellement dévolu au syndic (donc toi, en tant que syndic bénévole), sauf décision contraire de l'assemblée.
3. De scrutateurs : L'élection d'un ou plusieurs scrutateurs n'est obligatoire que si le règlement de copropriété le prévoit expressément. En l'absence de candidat alors que c'est requis, tu rédigeras un constat de carence dans le PV.

Débats et votes

Le président de séance anime les débats en suivant strictement l'ordre du jour. On ne vote jamais de résolutions groupées. Chaque point fait l'objet d'un vote individuel et distinct.

Lorsqu'une résolution est votée, on compte systématiquement les voix "Contre" et les "Abstentions". Les "Pour" sont déduits par différence. Si un copropriétaire modifie la formulation d'une résolution en séance, rappelle-toi que les votes par correspondance "Pour" de cette résolution tombent et sont comptabilisés comme "défaillants" ^[6].

Une fois toutes les questions de l'ordre du jour traitées et votées, la séance est levée.

5. La rédaction et l'envoi du procès-verbal

La rédaction du procès-verbal d'AG de copropriété n'est pas un exercice littéraire. C'est la trace juridique de la réunion, celle qui fera foi en cas de litige.

Les mentions obligatoires du procès-verbal AG

Sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, tu dois consigner le résultat chiffré du vote. Surtout, la loi impose de préciser nominativement :

• Le nom des copropriétaires qui se sont opposés (qui ont voté contre).
• Le nom des copropriétaires qui se sont abstenus.
• Le nom de ceux qui sont assimilés à des copropriétaires défaillants (ex: vote par correspondance favorable mais résolution amendée) ^[9].
• Leur nombre de voix (tantièmes) respectif ^[9].

Si des copropriétaires opposants formulent des réserves expresses sur la régularité des débats ou des décisions, le procès-verbal doit impérativement les mentionner ^[9].

À noter qu'une modification a clarifié les textes : la liste des annexes transmises avec la convocation (factures, devis, etc.) ne doit pas être agrafée au procès-verbal que tu enverras par la suite ^[6]. Seule la feuille de présence reste annexée à la minute du PV conservée par le syndicat.

Signature, Registre et Envoi

Le document doit être signé à la fin de la séance, ou au plus tard dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée. Les signataires obligatoires sont le président de séance, le secrétaire (toi) et les éventuels scrutateurs ^[9].

Une fois signé, tu dois copier le procès-verbal dans le registre spécifique des assemblées générales, à la suite des années précédentes ^[9].

La dernière étape est vitale : tu dois notifier le procès-verbal à tous les copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai d'un mois maximum à compter de la tenue de l'AG. Cette notification se fait obligatoirement par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR ou LRE). Tu peux aussi l'envoyer à tous les copropriétaires, mais seuls les opposants et défaillants doivent obligatoirement recevoir le recommandé.

C'est la date de présentation de ce courrier recommandé qui déclenche le délai de prescription de deux mois pour contester une décision de l'assemblée devant le tribunal judiciaire. Passé ce délai, les décisions sont purgées de tout recours et définitives. Tu pourras alors en toute sécurité mettre en œuvre les décisions, commander les travaux et procéder au recouvrement budgétaire. À ce titre, réfère-toi au guide des appels de fonds pour déclencher les appels consécutifs aux budgets votés.

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