Signalements d'incidents
Les résidents signalent les problèmes de leur copropriété en quelques clics. Les gestionnaires les centralisent — y compris les emails reçus, qu'ils peuvent convertir en signalement pré-rempli par l'IA — répondent et suivent la résolution.
Signaler un incident en 30 secondes
Depuis l'espace résident, chaque copropriétaire accède à l'onglet Signalements pour déclarer un problème observé dans les parties communes ou les équipements de l'immeuble.
Le formulaire guide le résident étape par étape : choix d'une catégorie, localisation précise, description libre et ajout de photos. Le signalement est transmis instantanément au gestionnaire.
Chaque résident suit l'avancement de ses signalements et consulte les réponses du gestionnaire directement dans son espace.
7 catégories prédéfinies
Dégât des eaux, panne, dégradation, sécurité, nuisance, propreté ou autre — chaque catégorie adapte les suggestions de localisation.
Localisation précise
Le résident indique l'endroit exact du problème : « Hall d'entrée », « Parking -1 place 12 », « Couloir 3ème étage bâtiment B ».
Photos et pièces jointes
Jusqu'à 5 fichiers (photos JPG/PNG ou documents PDF) pour illustrer le problème et faciliter le diagnostic.
Suivi en temps réel
Chaque signalement affiche son statut actuel (ouvert, pris en compte, en cours, résolu, clôturé) et la réponse du gestionnaire.
Côté résident
L'interface de signalement dans l'espace résident.
Liste des signalements du résident avec statuts
Formulaire de signalement avec catégories
Vue centralisée
Tous les signalements de la copropriété dans un tableau filtrable par catégorie, statut et recherche textuelle.
Workflow de statut
Faites avancer chaque signalement : Ouvert → Pris en compte → En cours de traitement → Résolu → Clôturé.
Réponse visible par le résident
Rédigez une réponse que le résident verra dans son espace. Tenez-le informé sans envoyer d'email séparé.
Notes internes
Ajoutez des notes internes visibles uniquement par les gestionnaires : appels au prestataire, devis reçu, date d'intervention planifiée.
Fiche de détail complète
Page dédiée par signalement avec description, photos, localisation, historique de statut, réponse au résident et notes internes.
Gérer les incidents efficacement
Côté gestion, tous les signalements remontés par les résidents sont centralisés dans la section Signalements du menu principal.
Le gestionnaire filtre par catégorie ou par statut, ouvre la fiche de détail de chaque incident et fait évoluer le statut au fil du traitement. La réponse au résident et les notes internes coexistent sans confusion.
Les notes internes utilisent le même système que les fiches lots et contacts — avec épinglage, types (note, appel, réunion, tâche) et historique complet.
Côté gestionnaire
L'interface de gestion des signalements.
Liste centralisée avec filtres et recherche
Fiche de détail avec statut, réponse et notes
D'un email à un signalement structuré
Tous les résidents ne passent pas par l'espace dédié. Beaucoup envoient encore un email — parfois avec une photo en pièce jointe, parfois juste un paragraphe. La messagerie intégrée de Lotisoft transforme cet email en signalement structuré en un clic.
Dans la barre d'actions du lecteur, le bouton Créer un signalement ouvre un dialogue où l'IA Mistral a déjà rempli : titre, catégorie (parmi les 7), lieu, description et priorité. Vous validez en quelques secondes.
Le lien entre l'email et le signalement créé est conservé : dans la messagerie, le bouton de conversion est remplacé par une pastille Signalement #N dès la première conversion, pour éviter d'ouvrir deux fois le même incident.
Catégorie déduite
L'IA analyse le contenu et choisit la bonne catégorie : dégât des eaux, panne, dégradation…
Lieu extrait
Le lieu mentionné dans le mail (« parking -1 place 12 », « hall d'entrée bât. B ») devient la localisation.
Priorité estimée
Une fuite importante, un risque sécurité ou un mot comme « urgent » remontent en priorité Haute.
Description reformulée
Le corps de l'email est synthétisé en une description courte et exploitable par les prestataires.
Pas de doublon
Le bouton est verrouillé par une pastille dès la première conversion, pour éviter d'ouvrir deux fois le même incident.
7 catégories d'incidents
Des catégories concrètes, pensées pour couvrir tous les cas sans surcharger le formulaire.
Questions fréquentes
Tout savoir sur les signalements d'incidents et leur suivi dans Lotisoft.
Comment un résident signale-t-il un incident ?
Quelles catégories d'incidents peut-on signaler ?
Comment le gestionnaire suit-il les signalements ?
Peut-on transformer un email en signalement ?
Le résident est-il tenu informé de la résolution ?
Comment éviter d'ouvrir deux fois le même incident ?
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