Contacts & groupes
Votre carnet d'adresses centralisé pour la copropriété. Copropriétaires, locataires, régies, prestataires — toutes les personnes liées à votre gestion, organisées et accessibles.
Fiche contact complète
Coordonnées, lots associés avec rôles, historique des communications, notes internes et journal d'activité — tout est centralisé sur une seule fiche.
Un annuaire complet et intelligent
Chaque contact dispose d'une fiche centralisée avec ses coordonnées, ses lots associés, l'historique de toutes les communications (emails et courriers), et un espace de notes internes pour votre équipe.
Deux types de contacts — Particulier (personne physique) et Entreprise (personne morale) — avec des rôles distincts par lot : Propriétaire, Locataire ou Gestionnaire. Un même contact peut avoir plusieurs rôles sur différents lots.
Lorsque vous renseignez un email, Lotisoft crée automatiquement un compte utilisateur pour le contact, lui permettant d'accéder à son espace personnel.
Fiches détaillées
Coordonnées, adresse, lots associés avec rôle et pourcentage de détention, compte utilisateur lié.
Notes internes
Types de notes : Note, Appel, Réunion, Email, Tâche. Épinglez les plus importantes. Jamais visibles par les copropriétaires.
Groupes personnalisés
Groupes de lots et groupes de contacts séparés. Couleurs et icônes personnalisables. Affectation individuelle ou en masse.
Historique des communications
Onglets dédiés pour consulter tous les emails envoyés (avec statut d'ouverture) et tous les courriers générés.
Recherche et filtres
Filtrez par type (personne/société), par rôle (propriétaire/locataire/gestionnaire), par groupe ou recherche libre.
Journal d'activité
Chaque création, modification ou ajout à un groupe est tracé avec le nom du gestionnaire et l'horodatage.
Rôles et relations
Propriétaire
Détenteur d'un ou plusieurs lots. Pourcentage de détention configurable, indication si occupant du lot. Reçoit les convocations et appels de fonds.
Locataire
Occupe un lot loué par un propriétaire. Peut recevoir des communications spécifiques et accéder à son espace personnel.
Gestionnaire
Mandataire ou agence de gestion locative. Peut gérer un ou plusieurs lots au nom des propriétaires.
Notes internes style CRM
Chaque fiche contact intègre un fil d'activités internes qui accompagne la mémoire de votre équipe : Note, Appel, Réunion, Email ou Tâche. Les notes importantes peuvent être épinglées en tête de liste.
Les notes sont strictement internes : jamais visibles par le contact, ni par les copropriétaires. Chaque note est horodatée et attribuée à son auteur, avec historique complet des modifications.
Le même système est partagé avec les Lots, les Tâches et les Signalements — un seul mode de capture pour tous les objets de gestion.
Cinq types d'activités
Note libre, échange téléphonique, compte-rendu de rendez-vous, email reçu ou envoyé, action à réaliser.
Épinglage
Mettez en avant une consigne récurrente, un historique de litige ou une information critique pour votre équipe.
Recherche globale
Les notes sont indexées : retrouvez une discussion sans vous souvenir du contact exact.
Traçabilité auteur
Chaque note affiche son auteur et sa date. Pas de confusion sur qui a décidé quoi.
Accès résident : automatique, discret, sous contrôle
Un contact avec une adresse email est automatiquement rattaché à un compte utilisateur — mais aucune invitation n'est envoyée sans votre accord.
Email renseigné
Dès que vous saisissez une adresse email, Lotisoft rattache le contact à un compte utilisateur. S'il existe déjà (ex : gestionnaire connu sur une autre copropriété), le compte existant est réutilisé.
État « À inviter »
Le compte attend une invitation. La carte « Accès résident » sur la fiche affiche clairement le statut : Aucun / À inviter / Actif.
Invitation manuelle
Le gestionnaire décide quand envoyer l'invitation — individuellement depuis la fiche ou en masse depuis la liste. Le résident reçoit un lien pour définir son mot de passe.
Groupes pour segmenter vos communications
Créez des groupes de contacts pour organiser votre annuaire selon votre logique métier : bâtiment A, propriétaires non-résidents, conseil syndical, prestataires ascenseur…
Chaque groupe dispose d'une couleur et d'une icône personnalisables. Un contact peut appartenir à plusieurs groupes simultanément.
Les groupes sont ensuite utilisables comme critère de ciblage dans les emailings, les publipostages et les exports — idéal pour envoyer une communication ciblée à un sous-ensemble pertinent.
Questions fréquentes
Tout savoir sur la gestion des contacts, des rôles et des groupes dans Lotisoft.
Quels types de contacts peut-on gérer dans Lotisoft ?
Un copropriétaire peut-il détenir plusieurs lots ?
Comment donner accès à l'espace résident à un copropriétaire ?
Peut-on organiser les contacts en groupes ?
Les notes internes sur un contact sont-elles visibles par le copropriétaire ?
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